内藤建築事務所：インターン応募爆増！若手主導のプロジェクトで作り出した“ふらっと”オフィス

今回は、創業から80年を超える歴史ある設計事務所、株式会社内藤建築事務所の東京事務所におジャマしました！

病院や福祉施設、学校、庁舎など建物まるまる一棟の設計を主な生業とされており、社員数は約300名、本社を京都に構え、東京、大阪、名古屋、福岡、それぞれ30～50名ほどの規模で展開されています。

今回取材した東京事務所は、1年ほど前に移転。書類やカタログが山積みのイメージとは違い、明るい日差しが降り注ぐ清潔感のあるオフィスでした！

コンセプトは、タテヨコナナメのコミュニケーションがとれる『ふらっとオフィス』

◆前オフィスでの課題
前事務所での運用当初の社員数から倍以上になり、手狭になったことでオフィス移転を考え始めたそう。チームで働く設計事務所ならではの、部署や職種といった垣根を越えてフラットなコミュニケーションができるような、ふらっと立ち寄った先で気軽なコミュニケーションが取れるようなオフィス環境にしたい、とコンセプトが決まっていきました。

まずスペースの課題。徐々に増える社員数、書類などの量を鑑みると固定席での運用には限界があり、ペーパーレス化、業務のDX化が必要な状態になっていました。またコミュニケーションの観点からいえば、座席は部署ごとに決められ、営業部は別室と、なんとなく見えない壁ができていたのも事実。さらには備品類も個人管理のため点在・散乱している課題もあり、この移転をきっかけに、自分たちの働き方を見直そう、という動きが強まっていきました。

◆若手主導による丁寧でスピード感のあるプロジェクト進行
経営陣からは、自然と若手のメンバーに移転プロジェクトを任せようという意向が固まり、当初指名した6～7名のほかに、次々に希望者が集まったことで最終的に10名になったそう。通常業務のほかになれない移転プロジェクトに手を挙げるなんてすばらしい意気込みですね！

▼移転プロジェクトチーム（同社ホームページ_東京事務所移転プロジェクトより）

東京事務所には20代から80代までの約50名が在籍していて、フル出社としつつも直行直帰スタイルのメンバーも多いため、在社率を測り、新オフィスではワークポイントを約8割にしたとのこと。

でも、固定席→フリーアドレスへの変更にある程度の抵抗勢力はつきものですよね。そこでプロジェクトチームが行ったのは“お試しフリーアドレス”です！期間を決めて実施し、徐々に感覚に慣れていってもらう作戦に加え、社内説明会を丁寧に行っていったことで、導入後は割とスムーズになじんだそうです。

▼前オフィスの様子

でも、心配事も。

佐藤さん（プロジェクトメンバー/営業部）
「『フリーアドレスにすると会話がなくなるから気をつけて』と、良くない噂を耳にしていたんです。なので、コミュニケーションを生み出すようなしかけを一生懸命考えました」

なるほど、一理ある気がします。では後ほど、そのしかけをチェックしながらオフィス内を見ていきましょう！

もう一つの大きな課題は、ペーパーレス化をはじめとする業務のDX化です。これは若手が率先してタブレットを持つようになり、それが自然と広まる中、移転プロジェクトが始まって拍車をかけたかたちに。今でも紙文化は絶えてはいませんが、若手社員から熟練社員に使い方をフォローする姿も見られるそうで、さすが幅広い年代がいる会社ならではのDX推進方法ですね。

これらのスムーズな進行の要はどうやら、社員全員巻き込んでの「分科会」スタイルのようです。前オフィス時代から有志で取り組んでいた活動を、移転を迎え再構築したのがこちら。

1）フリーアドレス分科会
2）Well-being分科会
3）OA分科会
4）施設管理分科会

このように移転前からずっと担当を決めて運用していくことで、自然と自分たちのオフィスを大切にする文化が醸成されていくのですね。

このほか、今までの経緯と新オフィスの使い方などを説明する「オフィスマニュアル」を自社で作成。これから入社する社員にも優しい取り組みです。

それでは行ってみましょう！！

【コミュニケーションを生み出す3つのしかけ】を交えながらご案内していきます！！

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エントランスは見通しの良いつくり。歴史と信頼を感じさせる縦書きの社名が見えます。

本社の京都らしさがうかがえる、真鍮っぽい格子がとてもステキです！本棚よりも抜け感があって、お掃除もラクそう。実績のパネルが掲示されています。

ここは「おもてなしエリア」となっていて、基本的な来客打ち合わせはここのエリアで完結します。

＜＜コミュニケーションしかけ【１】＞＞まんなかにふらっと寄りたいスペース
早速一つ目です！ここは「つどい」とネーミングされた休憩＆図書のスペース。半円形の造作家具の内側はベンチ、外側にはランダムなチェアが置かれています。

ランチをしたり、雑談したり。敷地全体が横に長いため、中央にあるこのスペースをほかの人が通ることでまた会話が生まれます。

その左のほうには、多目的に使えるフリースペース「ふれあい広場」が広がります。

個人ワークをしたり、WEBミーティングをしたりと自由に使えるスペースです。

動かしやすい家具を配置しているので、スクリーンを使っての講習会やプレゼンテーション、メーカーの展示会を開催したりしています。

＜＜コミュニケーションのしかけ【２】＞＞定期的に懇親会を開催
二つ目は飲みニケーション！定期的に社内飲み会を開くそうです。こうしてみると照明がムーディでとっても素敵です～！

奥のほうにいわゆるパントリーが隠されていました。懇親会の際に大活躍するのがこのカウンター周辺ですね。

＜＜コミュニケーションしかけ【３】＞＞ゴミ箱を遠くに一か所だけ
横に長い敷地といいましたが、ごみ箱を一か所にして、執務エリアから遠い場所に置くことで社内を往復することになり、これまたコミュニケーションにつながります！

ん？何やら社員さんのリストが置かれていますね……
毎朝の朝礼で「3分間スピーチ」を実施していて、そのチェックリストだそう。話題はプライベートでもなんでもいいけど、ひと笑い起こすことがルールですって！

成嶋さん（企画部/部長）「人前で話せるようになるためのトレーニングを意図して毎朝実施しているんです」
佐藤さん「朝礼というと古い感じがして、移転と同時にやめる意見もあったのですが、コミュニケーションのためには継続しようということで。いつも賑やかにやっています」

素晴らしい。トレーニングの一環だったのですね！ぜひ継続してほしいです！

ちょっと面白いのが、カウンターがちょっとだけはみ出しているところ。これ、わざとなんですよ～わざと！

こちらは大会議室。全面ガラスでカーテンで目隠しできる仕様。

そのとなりに6人用会議室も。

では、「つどい」を挟んで向こう側に行ってみましょう！
入り口のすぐ横に社長室。その奥にも部屋が見えますね。来客用会議室と中でつながっているんですね。エントランスの「おもてなし」のエリアに扉があったのはこれだったんですね！

その社長室の目の前で談話する皆さんをキャッチ！ここは、ホワイトボードを立てて、進行中のプロジェクトのために短期集中的にメンバーが使用する場所となっています。自然発生的に使われるようになったんですって。

個人ロッカーは出入り口付近に設置して、出社時にすぐ使えていいですね。

側面には事務所の全員の顔写真と、好きな食べ物や趣味などが書かれたカードを掲示。ほかにも社内報やお知らせなどが掲示されていました。

カウンター席の合間にファイル類を置くスペースが。こちらはプロジェクトごとの管理ですぐ使えるようにしていて、終われば別の保管場所に移動。いいアイディアですね。

その日の気分で選びたい、バラエティに富んだチェアです。

奥から見るとこんな感じ。全体を見渡すことができて誰がどこにいるかすぐわかりますね。

書棚の側面はホワイトじゃないホワイトボードになってました。10センチごとにラインが引いてあって計測の目印に。

あー設計事務所らしいものがありましたよ！模型を置く場所って必要なんですよね！

一番奥まで来ました。半個室的なミーティングルームです。

A1出力が可能なプリンタ！デカいです。

備品がぎっしりの棚は既製品ですが、周囲を板で囲ったのは造作だそう。上部の、このたった数センチの薄い場所が、貴重なんですよね～！

めっちゃ大量の印鑑を発見！！明らかに社員数より多いですけど……なんか捨てられないんですよねぇ、わかります。

掃除機もスタンバイ。毎週みなさんでお掃除しているそうです。

現状の課題

現状感じている課題としては、一定数の人がいつも同じ席に座ってしまうことへの対応。一年以上経過した今、どのようにシャッフルさせていくのかなど、社員の意見を取り入れながら検討していくそうです。ぜひオフィスの広場の他社事例を参考にしてみてください！

また、中央のリラックスコーナー「つどい」の利用をより活性化したい思いもあるそう。エントランスが良く見えるので、来客待ちの際にそこでワークする、などしてみてもいいかもしれませんね！

まとめ

幅広い年齢層の社員がいらっしゃる中で、「来月からはこのシステムを使います！」といきなり変更するのではなく、無理強いせず丁寧に進める、みんなで話し合って決める、といった方針からも優しい社風だなと感じました。

今回の移転を経ての効果をお聞きすると、他部署のコミュニケーションが増えたのはもちろん、若手社員からの発言がしやすくなったことや、部署ごとの在席意識が薄れたこともあってか残業がかなり減ったそうなのです。素晴らしい効果！

インターン応募者数が一気に5倍になったということでリクルート面での効果も出ていますから、これからますます活気づく同社が楽しみです。 今日はありがとうございました！