オフィスカイゼン活動をスムーズに進行するための7つ道具

一色です。こんにちは。

　 オフィスの運営維持で大事なことは、オフィスの不具合を早期にキャッチして手を打つこと。オフィスが劣化する大きな原因の1つは、問題が放置され続けることです。

「これは言ってもどうせ変わらないだろう」
「言っても、小さいことを気にする人だと思われてしまうかも」

と、不都合を感じたにもかかわらず、総務まで伝えようというアクションにつながらないことで、問題が放置されることがよくあります。

現状の課題を把握しカイゼン策を見つけるには、オフィスカイゼン委員会のワークショップが有効です。今回はカイゼン活動を行ううえで、欠かせない7つ道具を紹介します。

（参考）オフィスの広場 2024.02.28　成功に導く「オフィスカイゼン・ワークショップ」の進めかた

昨今ではハイブリッドワークが増えて、オフィスカイゼン活動が以前ほど活発でなくなったという声も聞きます。

ネットを通じてカイゼン策のアイデア出しもできますが、やはりリアルな場で五感で交流する方が、効果的なカイゼン策が見つかりやすいようです。今回ご紹介する、「カイゼン活動を行ううえで欠かせない7つ道具」は、リアルな場で行うオフィスカイゼンワークショップをスムーズに進行するための重要なサポートグッズです！

【１】模造紙

模造紙は細く丸めた筒状で流通しているので、使用するときに丸まっている状態を広げる作業が発生します。
広げた状態にしてフックにかけて保管しておくと、模造紙を使いたいときにスムーズにセッティングできます。

画像引用元：模造紙フック（コクヨオフィスカイゼン委員会）

パンチ穴を開けて、フックにひっかけておきます。

【２】強粘着付箋

オフィスの課題を洗い出すときに付箋は必須です。付箋にはいろいろなサイズがありますが、オフィスカイゼン活動でのおすすめは75㎜×127㎜や、75㎜×150㎜のサイズで、強粘着タイプです。

小さいタイプでは、付箋に書く文字が小さくなりすぎて、貼ったときに参加者で共有しにくくなります。
また、壁面に模造紙を貼ったときに粘着性が弱いとパラっと落ちることがあるので、強粘着タイプがベストです。

【３】サインペン

付箋に気づいた不具合や問題を記入するときに、ボールペンや細字のサインペンだと文字の大きさも小さくなってしまいがちなので、ある程度太字のペンだと、模造紙に付箋を貼ったときにも見やすくて、参加者で共有しやすくなります。
ぺんてるサインペンのような少し太字タイプのペンがおすすめです。

【４】カッターマットと格子の定規

オフィスカイゼン活動をやっていると、注意喚起用のサインやカードなどの作成が必要になります。 カッターマットや格子の定規があると工作作業がはかどります。使いやすいカッターマットのサイズはB4～A3サイズになります。

▼30cm格子定規

【５】ラミネータ―

注意喚起用のサインやカードを作成して、オフィス内で使用するときに紙のままで掲示すると、すぐにヨレヨレになったり、端がめくれあがったり、破れたりしがちです。

ラミネータ―を使うと耐久性があって見栄えもいいサインやカードを、手軽に作ることができます。ラミネータ―の対応サイズはA4サイズあれば十分です。ただローラーは2本ローラータイプや4本ローラータイプがありますが、4本ローラータイプの方が、反りを抑えられて仕上がりもきれいになります。

▼A4・サイズラミネータ―　4本ローラー

【６】マスキングテープ

模造紙を使用してワークショップをしたときに、付箋が貼られたまま模造紙を壁面に掲示して、みんなで共有するシーンもでてきます。

そんな時にマスキングテープがあると模造紙を仮止めするのに便利です。ラミネータ―で作成したサインやカードを掲示するときに、マスキングテープの粘着面を表にして輪っかをつくってサインの裏側に貼ることで、壁面を傷めないで掲示すことにも使用できます。

【７】ひっつき虫

簡単なサインやポスターを壁面に掲示するときに、マスキングテープも使えますが、ひっつき虫があると画鋲やテープが無くても手軽に貼ることができ、はがすときもラクにとり外すことができます。

▼コクヨ・ひっつき虫

以上、今回はオフィスカイゼン活動をすすめるうえで、オフィスカイゼン推進事務局や、カイゼン担当者が作業する際に用意しておくべき7つ道具を紹介しました。

オフィスカイゼン活動は机上で考えるのではなく、歩き回って気になるところを洗い出すことが大事です。カイゼン策も完璧を求めるのではなく、まずやってみてカイゼン策自体をカイゼンすることで、常に少しづつよりよい状態に変化していきます。

毎月、「先月よりよくなった」と実感できるように、ぜひオフィスカイゼン活動を続けていってください。

ここまで読んでくださり、ありがとうございました。