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ライター:セッキ―

2020.12.21

【イベントレポート】オフィスの広場が、総務座談会をやってみた!第1回「そうむの広場」Part3”これからのオフィス編”

オフィスの広場が現役総務担当者を集めて
座談会を開催しました!


題して、総務座談会~そうむの広場!~
第1回目は様々な業種のお三方をお招きし、3つのテーマでざっくばらんにお話しいただきました。コロナ対応、現状の課題や不安、今後のオフィスのあり方、つぶやき、ぼやき、、じゃなかった(!) お互いに参考になるたくさんのコメントに、とても有意義な場となりました!

今回の記事は、Part1、Part2からの続編です。
テーマは、【これからのオフィス編!】オフィスの存在価値が問われ、オフィス縮小や働き方に関する改革が次々と実行されていく今、自社のオフィスで何か変革をする構想があるかについて、お話しいただきましたよ!

※参加者のプロフィール等は、Part1もしくは一番下のInformation欄をご確認くださいね!
「そうむの広場」Part1”コロナ前後の変化編”
「そうむの広場」Part2”現状の課題編”

テーマ3
自社のオフィスで何か変革をする構想はありますか?


―松林さんは、今まさに本社のリニュアルPJが進行中ですが、おそらくコロナ前からスタートしていますよね?議論の方向性がだいぶ変わったと思うのですが?

松林:はい、まさに。社食もコミュニティースペースも、ビル1棟の規模です。一部終わっている部分もあって、全部完了するまでは先の長い話になります、、、今年、ビル内(42階)にあったSOMPO美術館を隣接地に移設したので、1フロアまるまる空いているところをリスタッキングに使えないかという話をしています。

また執務席は、全員分でなく削減して、それにプラス個人ロッカー、としてリニューアルすることが多いですが、コロナの影響でどういったスペースが必要かという議論が尽きませんね。

例えばコロナ禍の中でフリーアドレスをどう取り扱うか、とか。「昨日、一昨日はどこに座ったっけ」なんて普通記憶していないですよね。万一フリーアドレス使用者で感染が出ればちょっとした騒ぎになりそうなので、どうすべきか…とまだ具体的に結論が出ていません。

―たしかに。ここへきてフリーアドレス問題が浮上しましたね。今泉さんの会社は拠点数が多いですし、グループも大所帯ですが何か話は出ていますか?

今泉:オフィス面積に関する議論は結構しています。出社率をどうするか、という働き方の面と、ソーシャルディスタンス確保の必要性がどこまで続くのか。単純に一人当たりの面積が2倍になりますからね。また、「オフィスを分かりやすくしたい」という話をしています。社員の出社頻度が下がり、毎回“久しぶりのオフィス”になるので、何がどこにあるかをマッピングするとか、矢印で示すとか、そういうオフィスの再設計をするのはいいかも、という意見です。

―確かに、入社したての社員などには特に助かりますね。

※写真:パーソルキャリアのオフィス

外山:ワークプレイスとして、オフィスと自宅を併用することになるので、オフィスは何をしに来る場所なのかを改めて考えます。出社する事由となった業務は何か、をヒアリングし、その状況に見合ったレイアウトをするといった施策が必要になってきますよね。

総務は今までどちらかというとファシリティマネジメントがコア業務だったように思いますが、今後はワーク“プレイス”だけでなくワーク“スタイル”まで含めていかにサービスを提供できるか、また提供した後もいかに活用してもらえるか、というところが課題になっているように感じます。

※写真:日本マクドナルドのオフィス

―サテライトオフィスに関してはいかがですか?大手企業でも利用が増えているとの話を聞きますが。

外山:私は、紹介をいただいたので見学だけ行きました。基本的にはソーシャルディスタンスが確保され、定期的な消毒作業などが実施されている安心安全なオフィスで仕事をしてもらいたい、もし通勤に心配があるようなら、スーパーフレックス制度を利用してラッシュを避けて通勤をするように、という案内はしています。自宅の近所にあるワークプレイスで仕事したいという場合には、在宅手当を利用してもらっています。

今泉:うちはまだ大前提の議論をし始めている段階です。出社する目的、出社したことによって得られる価値とは?という議論が固まってから、サテライトオフィス必要か?という次の段階に入ると思います。職種による多様性があって、なかなか全体の目線合わせが難しいんですよね。

―方向性がやっと固まったかと思ったらワクチンが完成して、心配レベルが変わったりして、とかあるかもしれないですしね、今は何がどうなるかわからないですね。

今泉:そうなんですよ、前進しているのか迂回してぐるぐるしてるのかわからないですね。

―これまでオフィスにあった機能で何を残していくか、何を捨てるか、という議論が必ず出てくると思うのですがいかがですか?

今泉:その辺もこれからです。というかそもそもコロナ前はオフィスの価値を“コラボレーション”として置いていました。ソロワークは自宅でやって、オフィスはアナログで偶発的なコミュニケーションが生まれる場所ということで構築していたのですが、コロナ状況下において“アナログで偶発的なコミュニケーション=感染拡大”でしかないじゃないですか(苦笑)。なので方向転換を迫られているフェーズ。

外山:もうおっしゃる通り(笑)!うちも2年前に改装したときABWでオフィス構築したのですが、集中する業務については今後は自宅でということになるのかなと。もしこの後ワクチンが開発されてコロナ感染のリスクがなくなったとしても、おそらくテレワークはなくならない。テレワークは、通勤がなくなり生産性向上という大きな成果があった、じゃあオフィスはどんな価値を持たせるのか、という…

松林:うちもそうですね。ハイブリッドが今後通常になっていく、出社か在宅か、どこででも働けるからこそオフィスに行く理由が絶対に必要なんでしょうね。何かで読んだのですが、オンラインでは、「私」は常に感じられるけど、「私たちの中にいる私」→「WE」という感覚が得られにくい、と。

「WE」の感覚がないと一体感が醸成されにくいということです。その感覚を作っていくための仕掛けを用意しないと、オフィスがある必要性がなくなってしまうんですよね。

今泉:一体感を持てなくなるというのがすごくわかります。そこすごい課題に感じていて。

外山:自社に対する帰属意識ですよね。うちの会社ではブランドを大事にしていますが、なかなか自宅では実感しにくいもので、ぜひオフィスに来て実感してもらいたいと思うのですが、だからといって週5出社になるのも心配ですし、、、来るとワクワクするオフィスというのをどう作ったらいいかというのを考えていますね。

―大手企業ではカフェテリアを作って安価で食事を提供したり、昭和っぽいけど飲みニュケーションとかも頻繁に実施されていたりしますよね。そのあたりのことがいきなり全部ダメ、となってハードルがすごく上がった感じしますよね。いままであったものが使えなくなってしまったうえに、日中にしかもオンラインでどうそこを補うかという…

松林:社食に関しては、営業休止を即決した会社もありますよね。うちは引き続きやっていますが、当然ながら利用は大幅に減っています。そんな中新しく作られている企業もあって、話を聞いてみると、逆に「何かやるならここで飲みなさい」という趣旨で安心安全な空間を用意するということでした。感染が出たときはやっぱり怖いですけどね(苦笑)。

※写真:損害保険ジャパンのオフィス

―それでは最後の質問です。オフィス構築において、他社事例を参考にするときはどうされてますか?

松林:豊富な人脈を持つ上司がいて(笑)、いろんな会社のオフィス見学に行く機会は多いです。

今泉:オフィス見学に行くなら利害関係のない会社さんに行きますね。オフィスへの投資って莫大なコストですから作ってみて失敗だったとなるのは避けたい。先駆者の方々に意見を聞くのが一番参考になるし、それも利害関係のない相手の意見であれば判断がブレないと思っています。

―なるほど、やはりネットワークづくりは重要ですね。

外山:規模や業種によってもオフィスへの想いや使い方も違うと思っていて。例えばうちの場合、最前線はあくまでも店舗であり、バックオフィスは最前線をサポートする立ち位置。おのずとオフィス構築のコストのかけ方も違ってきます。とはいえ、バックオフィススタッフの働く環境の整備もおろそかにはしたくない。そんな似たような状況で同じ悩みを持つ企業のオフィス見学や、意見交換などはしてみたいです。

―ありがとうございました。「オフィスツアー」、企画したいですね!

最後に記念撮影させていただきました!

◆「そうむの広場」を終えてみて◆

座談会トーク内容を3回に渡りお届けしてきましたが、実際は2時間ほどのアツいトークでございました!

今号のまとめはこんな感じ!

*コロナの状況が変わってもテレワークはなくならないだろう
*一体感を醸成できるための仕掛けこそがオフィスの存在価値
*より多くの他社情報を参考にしていいものにしていきたい


「オフィス縮小」といった方向性は今回のお三方では聞かれませんでしたが、総じて「オフィスがあることの意味」「オフィスに来ることの意味」を徹底的に議論したうえで、何らかの施策をハード・ソフトの両面で実施していく方向性だということがわかりました。

ぜひ小さなことでも大きなことでも、弊法人の【ソムリエのメール/ZOOM相談室】をご活用いただければ幸いです。

また皆さん、総じて社外の方との”横のつながり”が重要と感じていらっしゃるようでした。終了後のアンケートでは、「ぜひ次回以降もお願いしたい」というお声をいただき、非常に嬉しく思いました。また次回の開催まで、お楽しみに!

今泉 創(いまいずみ・はじめ)さんパーソルキャリア株式会社 戦略総務部 マネジャー

総務歴10年、笑顔がステキな総務男子です!

*経歴*
前職では総務・法務・人事を幅広く担当され約7年。パーソルキャリアへ転職後は総務部門のマネジャーとして活躍。各種資産の購買/管理、オフィスセキュリティ、捺印及び文書管理ほか多くのルーティンをこなしながらも、“攻めの総務”として固定概念に縛られず社内リソースを最大限活用しながら様々な課題解決に取り組む。

*企業情報・管轄範囲*
人材紹介、求人広告、新卒採用支援等のサービスを提供。従業員約5,300名、拠点数28拠点を、総務部門5名、ファシリティ部門5名で担当。パーソルホールディングスは国内海外で130を超えるグループ会社があり、連結従業員数は5万名を超える。
外山 和美(とやま・かずみ)さん日本マクドナルド株式会社 総務本部 総務部 マネジャー

総務歴21年の大ベテラン、優しい雰囲気のワーキングマザー!

*経歴*
入社後2年の店舗勤務を経て社内公募により総務へ。過去には、株主総会や持株会などの各種イベントの企画・運営や契約、規程、車輛・備品管理を担当した。産休・育休も経験し、役員室業務を経験した後総務へ復帰。直後に大震災の対応、警察/行政/政治家等の渉外窓口も担当。月約200時間の定型業務をアウトソーシング化した実績も。現在は、社内外の幅広いリレーションを活用し、ファシリティマネジメント、文書管理等の多岐にわたる総務業務のほか、2015年からスタートした働き方改革プロジェクト「ソクラテス」をリードしている。

*企業情報・管轄範囲*
ハンバーガー・レストラン・チェーンの経営。管轄範囲は、オフィス部門約450名、4拠点。全国約2,900店舗に関わる業務も一部担当。連結社員数は2,100名超。
松林 知子(まつばやし・ともこ)さん損害保険ジャパン株式会社 総務部 副長

*経歴*
入社以来、経理、子会社関連業務、総務など多方面から本社部門を支え、スマホの内線利用やインターネット網再構築、複合機の機能解放など、通信機器系を中心にプロジェクトに携わる。現在は、日々のルーティンをこなすかたわら、全国1,500台を超える複合機の機能解放、本社オフィスリニューアルのプロジェクトを中心に奮闘中。

*企業情報・管轄範囲*
損害保険事業、生命保険事業。5万を超える代理店数。社員数約25,000名。グループ内の総務業務は一部を除きシェアードサービスセンター化している。現地部署からの不動産、動産系の照会対応は北海道地区を担当。
セッキ―

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ライタープロフィール

2014年入社、当社で初めてライターに挑戦。キャリアのスタートは銀行員、その後リクルートグループ、大手税理士法人、スポーツアパレルなど複数の事業会社で管理部門、企画部門、秘書などを経験しながらカルチャーショックのシャワーを浴びまくる。2度の高齢出産を経て復職し、現在家事・育児・リモートワークに奮闘する毎日。無類のコーヒー好きで趣味はハンドメイド。いつかはインタビューされる側になりたい!

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2014年入社、当社で初めてライターに挑戦。キャリアのスタートは銀行員、その後リクルートグループ、大手税理士法人、スポーツアパレルなど複数の事業会社で管理部門、企画部門、秘書などを経験しながらカルチャーショックのシャワーを浴びまくる。2度の高齢出産を経て復職し、現在家事・育児・リモートワークに奮闘する毎日。無類のコーヒー好きで趣味はハンドメイド。いつかはインタビューされる側になりたい!

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