【緊急特別企画】”それでも出社しなきゃいけない”アナタへ。受付システムの無人化を考える。

”コロナ慣れ”してきた、なんて声が聞かれるようになりましたが、そろそろ”テレワーク慣れ”してきた方も増えてきているかもしれませんね。

でも…今でもオフィスに出社している社員さんはいるんです。
代表電話にでなきゃいけない、
宅配便を受け取らなきゃいけない、
少ないながらもご来客があれば、ご案内してお茶を出さなきゃいけない…

今回は、

「それでも出社しなきゃいけないんです、私。」

そんなアナタの負担を少しでも軽くするために。今こそ受付業務の見直しチャンスです！

業務の負担軽減のほか、ウィルスなどの感染リスクも下げられ、メリットいっぱいの「クラウド受付システムRECEPTIONIST(レセプショニスト）」。導入企業数2500社を超えるサービスですが、もしかしてこのタイミングでお問い合わせが増えているのでは？と思い、社長の橋本さんに緊急インタビューさせていただきました！

―今般の新型コロナの影響から、働き方を見直す流れで、問い合わせが増えてはいませんか？

通常の問い合わせ件数と比較して増えているということは今のところありませんね。テレワークが推進されてWEB会議ツールなどは注目されるのですが、総務の方が当番制で対応できている、となるとなかなかそちらには目がいかない、という状況かと思います。ですが、コロナに関係なく導入数は伸びているんです。内線電話からiPadに替えたいというお客様が増えていますね。

―オフィスに出社しづらいという社員が増えているケース、出社制限をかけている企業が多い中、「それでも出社しなきゃいけない」という社員の方がいるわけですから、業務を見直すいい機会ですよね？

見直す機会にしていただきたいです！そういう”執務室内の不公平感”というか、誰かが犠牲になっている状況をなくしたい、という気持ちからこの事業をスタートしています。総務の方はもちろん、新卒メンバーや頼られやすい人にそういった業務が集中してしまうものですよね。

＊電話を受ける対応からお客様を迎えに行く行動もセットなので、無駄な接触が増え、感染リスクもアップ
＊不特定多数の人が同じ受話器を触り、話す。
＊（今回のような事象がなければ）受話器の消毒…やっている企業はほとんどない！？

今回のコロナのようなケースでは、非常に感染リスクが高い業務と考えられますよね。

―確かに！筆者も管理部門にいた頃、消毒をした記憶はないです（汗）。

他社製品との差別化ポイントは？

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１）内線電話にはつなげないこと。
ずっと貫いている、創業からのこだわり！
２）シンプルで使い易いこと。
アップデートは頻繁で機能は増えていても、余計な機能は一切なし。設定も簡単で「使いだしやすい」と好評！移転しても新オフィスですぐまた使える。手間いらず！
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リリース時はスタートアップ企業がほとんどでしたが、現在は大手企業にも導入が進んでいるとのこと。他社からの乗り換えのお問合せも増えてきたそう。

人気のある機能は？

階層をカスタマイズできる機能。例えば、

【面接】→「中途」「新卒」「エンジニア」など
【配達業者】→「配達」「着払い」「集荷」など

階層を増やしたことによって、よりピンポイントに呼び出したい人を呼び出せるように。広いオフィスやフロア数が多いオフィスなどでは、「かゆいところに手が届く！」と好評だそう。

どんな企業に導入してほしい？

代表・橋本氏
「『受付は人が対応するもの』という固定観念に縛られているような会社にぜひ導入していただき、若い人たちも含め多様なビジネスパーソンが働きやすい環境を作っていって欲しいです。現在2500社に導入いただいているのですが、東京がほぼ中心です。本社だけでなく支社でも使っていただけるようなプロダクトになっていますので、地方の拠点からまず使ってみて使い心地を検討する、徐々に本社にも導入、というやり方もおすすめです。」

―最後に、今の状況に対してコメントをいただきました。

「まず新型コロナというものがどういうもので、現状どのくらいの被害があるか、ということを正確に把握すべきではないかと思いました。毎年、インフルエンザでの死亡者が約1万人、お餅をのどに詰まらせて亡くなる方が1300人、風呂場の事故などでの死亡者が5000人以上。数字だけで見れば、今回の新型コロナがそこまでの脅威でないことがわかります。

もちろん出社を控えたり、自粛して感染しないようにする、などは大事なことだとは思うのですが、メディアによって過剰になりすぎている気もします。逆にそのせいで飲食店や人材系の会社など、廃業に追い込まれかねない状況になっている知人などを見ると、他人事ではないなと感じますし、そちらのほうが被害が大きいという見方もありますよね。悪いことだけではなく回復している人がどれくらいいるのかなど、情報の偏りも問題視されています。

メディアだけではなく、正確な情報を自分で取りにいき、把握したうえで自分の命をどうやって守るか、ということが重要で、自分に何ができるのかなと日々問いながら過ごしています。」

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今回は緊急インタビューに対応いただきありがとうございました！

今般のウィルスとの闘いは長期戦になりそうですので、企業が自社の働き方改革を推進するにはもってこいのチャンスだと本当に思います。株式会社レセプショニストさんはつい先月（2020年2月）に移転され、新オフィスにてリモートワークを活用しながら稼働中とのことですので、ぜひ問い合わせをしてみてくださいね！